El archivo es la disciplina relacionada con los principios y técnicas de gestión de archivos . Forma parte tanto de las ciencias auxiliares de la historia como de las ciencias de la información y bibliotecología .
Dependiendo de las tradiciones, puede incluir o no el control de la producción de información ( gestión de documentos o gestión de registros ).
Los dos principios básicos de la archivística son, por un lado, el principio de respeto de las existencias (principio de procedencia) y, por otro, el control del ciclo de vida de la información .
El respeto a los fondos requiere que los documentos sean tratados según su origen y no su temática, lo que implica clasificarlos e inventariarlos sin perder de vista su vínculo orgánico con la entidad que los produjo.
Este principio implica respetar la integridad material e intelectual de cada colección de archivo sin intentar separar los documentos que la componen y sin dividirlos en categorías artificiales según su temática. Las herramientas de clasificación e investigación ( directorio , inventario , bases de datos, etc.) deben permitir al investigador no perder de vista el vínculo orgánico entre cada documento y la entidad que lo elaboró.
El ciclo de vida de la información (ciclo de vida del documento) es un concepto que describe las diferentes etapas de la vida de un archivo, desde la producción de documentos (creación o recepción) hasta su eliminación o almacenamiento a largo plazo (archivo).
La archivística francófona contemporánea generalmente distingue dos fases principales de uso de la información (activa e inactiva) o tres edades según la responsabilidad y el valor de los archivos (archivos actuales para archivos activos y archivos intermedios para archivos cerrados con valor probatorio , archivos finales para archivos con valor de archivo).
Un sistema de archivo consta de varios elementos que se describen de formas ligeramente diferentes de acuerdo con diferentes teorías y tradiciones de archivo.
La tradición de Quebec distingue las siguientes funciones de archivo (Couture y Rousseau, 1982, p. 281 ):
El Modelo de Referencia para un Sistema Abierto de Archivo de Información (o Modelo OAIS ) (ISO 14721: 2003) considera en su modelo funcional los siguientes elementos (o funciones):
Ampliamente utilizado para archivar archivos en soporte electrónico ( archivo electrónico ), este modelo funcional también es válido para archivos en soporte analógico (papel, microfilm, etc.).
Con el tiempo, y en este mismo momento, muchos documentos desaparecen para siempre, privando a las generaciones futuras de una parte importante de su patrimonio. Ya sea por proceso natural, papel acidificado que cae en polvo, cuero, pergaminos, películas y cintas magnéticas atacadas por luz, calor, humedad o polvo, o por causas naturales, como inundaciones, incendios, huracanes, tormentas, terremotos, no para mencionar la destrucción intencional causada por el hombre, el incendio provocado, la destrucción de documentos, en caso de guerra o limpieza étnica. Los documentos privados, que todos tenemos en nuestros armarios, tampoco son una excepción a la regla. Las fotos familiares simples, pero que son muy importantes para sus poseedores, pueden sufrir los costos. En este sentido, es recomendable guardar una copia duplicada, almacenada en un lugar diferente.
Mejores instalaciones de almacenamiento, que cumplan los estándares de buena conservación y digitalización de documentos, son, entre otras medidas, un freno a esta pérdida.
La UNESCO ha compilado una lista de bibliotecas y archivos , los cuales fueron destruidos durante el XX ° siglo. No tiene en cuenta los documentos posteriores a 1996, cuando se redactó.
Se desconoce el origen de esta tradición erudita. Si bien los archivos, tanto como documentos como como institución, aparecen en los primeros siglos de la historia, la reflexión sobre su organización y gestión es mucho más reciente. La creación por varios soberanos europeos, el XIV ° y XV ª siglos, las primeras instituciones a documentos de los grupos necesarios para la defensa de los derechos estatales no parece haber provocado los textos normativos o teóricos sobre el papel de los archiveros o en la naturaleza de la archivo.
Sin embargo, podemos mencionar los manuales de archivo más antiguos que se conocen históricamente. Impreso en 1571, estos documentos fueron compuestas probablemente durante la primera mitad del XVI ° siglo. Su autor, el aristócrata alemán Jacob von Rammingen, puede ser considerado el "padre" (antecesor) de esta asignatura académica. Fundó una tradición archivística que en Alemania se ha mantenido durante al menos dos siglos. La teoría de archivos fue formulada por primera vez por él.
Una reflexión más sistemática sobre material de archivo toma la forma, el XVII ° siglo, una búsqueda de formas de distinguir los documentos genuinos esos forjado o fabricada después de los hechos: la diplomática , una de las bases es la comparación sistemática de actos del mismo soberano o la misma autoridad o que datan del mismo período para identificar constantes y diferencias. Sin embargo, este trabajo solo es posible con la condición de que los archivos no solo se conserven, sino que también se clasifiquen y se hagan accesibles mediante la búsqueda de ayudas que describan su contenido. Es en esta perspectiva que se llevó a cabo en el XVIII ° siglo, el primer trabajo que se puede considerar dentro del archivo: son identificar los principios rectores de la clasificación de los archivos y el establecimiento de instrumentos de investigación .
El De re diplomatica publicado en 1681 por Jean Mabillon , congregación benedictina de Saint-Maur, fundador del libro es diplomático.
La Revolución Francesa lo convirtió en un principio de accesibilidad para todos los ciudadanos franceses de los archivos de las autoridades públicas. Como resultado, se creó una imponente red de archivos, a los que hubo que dotar de reglas. A Natalis de Wailly le debemos, en una circular enviada en 1841 por el Ministro del Interior a los Archivos Departamentales , la primera conceptualización del principio de " respeto por los fondos ". En la práctica, este principio ya existía aquí y allá, y no solo en Francia.
Este principio de respeto a los fondos, que exige que los documentos sean tratados en función de su procedencia y no de su temática, es uno de los conceptos básicos de la disciplina archivística. La constitución de los Archivos , por el otro, y usarlos para probar los derechos y para ayudar en la administración y como fuente de la historia, desde el XIX ° siglo, el gran tema de reflexión y preocupación de los archiveros.
La constitución de fondos no es sencilla y no es nada fácil que los documentos pasen de manera regular y eficiente desde las oficinas administrativas donde se producen hasta las instituciones de archivo donde deben conservarse. El papel del archivero en el proceso de creación de documentos y su lugar en relación con las personas y organizaciones que producen o mantienen archivos se convierten, por tanto, en temas importantes de la ciencia archivística.
Un tema relacionado es el del uso de documentos archivados. Producidos originalmente y conservados como evidencia, para satisfacer las necesidades de quienes los poseen, particularmente en asuntos financieros y legales, también se pueden utilizar para comprender mejor el pasado y escribir la historia. Sin embargo, estos dos usos no son necesariamente sucesivos, sino que pueden ser concomitantes, tanto porque los documentos pueden mantener su función de prueba durante mucho tiempo (este es el caso de títulos de propiedad y convenios y tratados internacionales, por ejemplo) como porque la investigación puede centrarse en períodos y eventos recientes.
Por lo tanto, los archiveros deben encontrar los medios para reconciliar la preocupación de las autoridades por ver ciertos secretos protegidos con el deseo del público de que los archivos se conserven bien y se puedan buscar fácilmente. Por tanto, todo el pensamiento archivístico desde la Primera Guerra Mundial se ha dedicado al desarrollo de soluciones a estos problemas. Los principales son:
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