En los archivos , una ayuda de búsqueda (o herramienta de localización ) es un sistema de recuperación indirecta para un conjunto de documentos que describe su contenido.
Destinado a audiencias de diversos orígenes, su objetivo es permitir a los investigadores localizar rápidamente la información útil que necesitan.
Una ayuda de búsqueda proporciona información más o menos detallada sobre el contenido de cada artículo (el artículo es la unidad intelectual y material básica de los archivos, identificada por un símbolo ).
La ayuda de búsqueda la elaboran y actualizan, en caso necesario, los archiveros del servicio de archivos correspondiente. Puede tomar la forma de un libro , un archivo o una base de datos . En general, está disponible para consulta gratuita en la sala de lectura, en forma multigráfica la mayoría de las veces o en forma impresa para los más antiguos y para las que se refieren a colecciones cerradas, es decir, no susceptibles de aumento.
La redacción de ayudas para la búsqueda está sujeta a la normalización internacional por iniciativa y en el marco del Consejo Internacional de Archivos . El primero de estos estándares es el Estándar General e Internacional para Descripción Archivística , más conocido por el acrónimo de su nombre en inglés ISAD (G) . Luego se desarrollaron estándares para registros de autoridad relacionados con comunidades, individuos y familias (estándar cuyo acrónimo es ISAAR (CPF) , adoptado en 1995), y para la descripción de las funciones de producir documentos de individuos y organizaciones ( ICA-ISDF , publicado en 2008).
Estos estándares de descripción se han transcrito a lenguaje informático ( XML o RDF ) para permitir la publicación de instrumentos de investigación en la web y el intercambio entre instituciones. Entre estos estándares de codificación, encontraremos en particular los DTD EAD , EAC-CPF y EAG, y más recientemente el estándar RiC para la representación de gráficos semánticos .
La ayuda para la búsqueda puede ser más o menos precisa, según el servicio de archivo y si el instrumento se refiere a todos los fondos retenidos, a un fondo en particular oa una parte de un fondo.
Hay muchos tipos de ayudas para la búsqueda según el interés de los fondos y las necesidades del público, los requisitos científicos y los recursos disponibles para redactarlas.
El objetivo de las ayudas sintéticas para la búsqueda es proporcionar una orientación general al público en los archivos. Dependiendo de su forma y precisión, se denominan "directorio de servicios de archivos", "catálogos de fondos", "declaraciones de fondos" o "guías".
Las ayudas para la búsqueda analítica son documentos que proporcionan al público una descripción más o menos precisa del contenido de los fondos de archivo (archivos, exposiciones) que luego pueden solicitar consultar. En Francia y Quebec, generalmente distinguimos el directorio del inventario, según su nivel de precisión en la descripción:
Estas ayudas para la búsqueda pueden ir acompañadas de índices , listas de autoridades o tesauros . Los marcos de clasificación (marco que organiza los archivos) y las estructuras de calificación (que reflejan, en los Archivos, las actividades y el funcionamiento de un organismo ) se utilizan para navegar entre las diferentes unidades. Dado su papel central para el archivero, a veces hablamos de "herramientas de gestión".
Varios tipos de ayudas para la búsqueda pueden coexistir en el mismo servicio de archivo y para la misma colección de archivo, según las necesidades, pero también como un legado de trabajos de archivo anteriores. En los portales de archivo, estos diferentes tipos tienden a desvanecerse para el público.
Para promover la investigación de archivos entre diferentes instituciones, a veces han conectado en red sus instrumentos de investigación dentro de un portal de archivos (de) accesible en la web.