En la ciencia de la información , se utiliza una autoridad (o registro de autoridad o forma de autoridad ) para identificar sin ambigüedades a personas u otros conceptos, y para facilitar la búsqueda en catálogos de bibliotecas.
Una autoridad se compone de al menos una forma retenida, "autoritativo", de ahí su nombre, inspirado en la expresión original en inglés, " control de autoridad ".
El origen de las autoridades se remonta a los catálogos de las bibliotecas, primero en forma de libros impresos, luego en forma de fichas (cf. catálogos de fichas ). En estos dos casos, los documentos son generalmente accesibles por tres índices: título, autor y tema. Los índices de autor y de materias, en particular, agrupan conceptos que pueden adoptar varios nombres: “Molière / Poquelin, Jean-Baptiste”, “bicicleta / bicicleta”, etc. Con el fin de que todos los documentos de un autor o un tema se archiven en el mismo lugar en los cajones del catálogo para el usuario, se han introducido referencias cruzadas. Por lo tanto, la persona que busque bajo "Poquelin" debe encontrar una nota que indique que todos los documentos están bajo "Molière". De esta forma, se evita que la biblioteca duplique las hojas de referencia bibliográfica en varios lugares, lo que plantearía problemas de gestión - el simple hecho de tener tres índices título, autor y tema ya implica repetir la misma información tres veces.
Con la informatización de los sistemas y la aparición de los sistemas de gestión de bibliotecas (BMS) en la década de 1970, esta operación se reprodujo por primera vez de forma idéntica en interfaces virtuales: en un catálogo informatizado, el usuario puede hojear índices específicos mediante la formulación de una búsqueda que comprende solo las primeras letras. del concepto ( por ejemplo: "poquelin j"), y ver la lista de todas las personas, con una indicación de los formularios retenidos y los formularios rechazados (referencias cruzadas). En el back-office, las autoridades son administradas dentro de registros específicos por los bibliotecarios.
Más tarde, en la década de 2000, las funciones de búsqueda avanzada, incluida la búsqueda por índice, fueron marginadas por el principio de la barra de búsqueda única, siguiendo el éxito del modelo de Google. Esto puede explicarse en particular por la democratización del acceso a la investigación de la información, una consecuencia directa de la democratización de la web, así como por el auge de los motores de búsqueda. Le rôle des autorités en bibliothèque tend donc à se transformer : les différentes formes d'un nom, au lieu d'être présentées en tant que renvois dans l'interface, sont directement et automatiquement indexées à toutes les notices bibliographiques liées à l'autorité en cuestión. De hecho, ya no es necesario encontrar primero la forma correcta del nombre para acceder a los documentos: sea cual sea la forma que esté buscando, los documentos son directamente accesibles.
Con la publicación en 2017 del Modelo de Referencia Bibliotecaria , el concepto de autoridad ha sido completamente revisado según un modelo entidad-relación. Las personas, u otros conceptos relacionados con los registros bibliográficos, pueden describirse como documentos en registros (es decir, entidades) por derecho propio, y ya no sólo mediante formularios aceptados y rechazados. Se puede ingresar mucha información adicional, como los miembros de la familia de una persona. Estas entidades se identifican sobre todo por identificadores. Las diferentes formas de nombres se representan mediante el nomen de entidad específico .
Una autoridad consta, en particular, de los siguientes elementos:
Algunas autoridades son multilingües; en este caso, por lo tanto, puede haber una forma elegida por idioma. En el catálogo, para un documento, siempre se mostrará la forma elegida de su autor o tema. Esto es único y permite, en particular, diferenciar dos homónimos, agregando fechas de vida u otro calificativo.
Los registros de autoridad se pueden utilizar para identificar personas, corporaciones, nombres geográficos, obras, objetos y conceptos.
Las autoridades se utilizan en catálogos , archivos, bases de datos y sistemas de información de bibliotecas . La meticulosa catalogación de las obras permite ahora mejorar los registros de autoridad, en particular identificando duplicados y notificándolos a las bibliotecas interesadas, en particular a la BnF .
Originalmente utilizado en bibliotecas, las autoridades también se emplean en la descripción de material de archivo o en la gestión de derechos digitales .