Archivar

El archivo es un conjunto de acciones encaminadas a asegurar la accesibilidad a largo plazo de la información (archivos, documentos, datos) que se tiene o se desea conservar por motivos legales, históricos o culturales. Incluye al mismo tiempo reglas (procedimientos), competencias e infraestructuras.

Por lo general, el archivo se refiere a procesos administrativos. Dependiendo del medio de la información, se especificará si se trata de archivo electrónico , archivo audiovisual , archivo web , archivo de prensa , etc.

Archivar objetivos

Este proceso incluye monitorear el ciclo de vida de los registros, evaluarlos para determinar cuáles conservar por cuánto tiempo y cuándo eliminarlos o ponerlos en un sistema adecuado, su transferencia a un espacio de almacenamiento específico, su preservación (retención a largo plazo y seguridad), su descripción, su consulta (acceso, distribución) y su valoración.

Además de la gestión de los archivos en sí, el archivo también se ocupa de organizar la gestión previa de los documentos de archivo en los productores ( Gestión de registros ), con el fin de controlar todo el ciclo de vida de los archivos hasta su eliminación o su entrada en el archivo. sistema (por transferencia) y en consecuencia la calidad de estos y sus metadatos desde su creación.

Funciones de archivo

Gestión de registros

El control de la producción de información, su evaluación, la adquisición y recopilación de documentos, actividades conocidas bajo el término inglés de Gestión de registros , consisten en particular en:

• asistir a los productores de información en la creación y clasificación de sus archivos para garantizar que la información sea honesta , auténtica, confiable y utilizable durante todo su ciclo de vida (actividades de consultoría y capacitación),
• Evaluar científicamente los archivos determinando mediante reglas de conservación el destino final de los archivos (es decir, cuáles tienen valor de archivo o no),
• al final de su período de conservación, organizar la eliminación de archivos sin valor de archivo y transferir a los archivos históricos todos los archivos que se determine que tienen valor de archivo,
• si la organización lo necesita o desea, adquirir archivos privados (enfoque prospectivo, convenios de donación o depósito).

Tratamiento

El procesamiento de archivos se refiere a la clasificación, reempaquetado y descripción de documentos. Se trata de :

• ordenar las unidades documentales (archivos, documentos, etc.) tomadas, reempaquetarlas en material destinado a la conservación a largo plazo, controlar la validación de los datos electrónicos y su migración a formatos aptos para el archivo,
• describir las unidades documentales (archivos, documentos, etc.) en la búsqueda de ayudas (inventarios, directorios, etc.) para que podamos encontrar fácilmente la información que necesitamos,
• posiblemente reproducir (migrar para documentos electrónicos) la información en un soporte / formato duradero;

Preservación

La conservación de documentos relacionados con la prevención de pérdidas y a largo plazo:

• proteger preventivamente los archivos de todo aquello que pueda poner en peligro su integridad, ya sea el deterioro por causas naturales (fuego, daños por agua, microorganismos, etc.), actos dolosos u obsolescencia tecnológica (uso de espacios de almacenamiento analógicos o electrónicos adecuados y controlados) ,
• reparar cualquier degradación de los medios (restauración, migración de TI).

Difusión

La difusión de información sobre archivos se refiere a su acceso y desarrollo, comunicación y mediación  :

• controlar el acceso a información personal y sensible (en período de protección),
• posibilitar física e intelectualmente la consulta del contenido de los documentos (datos y / o soporte) a personas autorizadas,
• Dar a conocer la existencia de información almacenada facilitando información sobre la misma y promocionándola (publicaciones, reproducciones, exposiciones y otros usos secundarios).

Administración

La administración de un servicio de archivo consta de:

• Gestionar el servicio, en especial los recursos económicos, humanos, materiales (compra de equipos de reacondicionamiento) y los inmuebles (gestión de locales y espacios de almacenamiento)

Networking y reloj

Los archiveros están llamados a:

• estar al día de las novedades legales, técnicas y organizativas,
• participar en grupos de trabajo,
• tomar cursos de formación.

Referencias

1. (de) "  Catálogo de formatos de datos de archivo  " , en kost-ceco.ch (consultado el 19 de diciembre de 2019 )