En la teoría archivística de las tres edades , el prearchivo corresponde al período de transición que sigue a la fase de creación y uso actual de los archivos, conocida como edad actual , y precede al momento en que los archivos, habiendo alcanzado el final de su vida útil. administrativo (DUA), se convierte en un objeto patrimonial e histórico ( época final o histórica ).
Inspirado en las reflexiones archivísticas anglosajonas de la posguerra, la noción francesa de prearchivo fue desarrollada notablemente por Yves Pérotin en la década de 1960. Yves Pérotin distingue con más precisión dos edades intermedias , correspondientes a dos fases del prearchivo.
Este período corresponde al momento en que los archivos, sin ser de uso corriente en las oficinas, son sin embargo objeto de consultas periódicas. Por lo tanto, para satisfacer las necesidades de la administración, los documentos deben mantenerse cerca de las oficinas que los produjeron.
Durante esta fase, en la que Yves Pérotin aún distingue una época de referencia ocasional y una época de espera de archivo definitivo , los archivos ya no son consultados muy puntualmente por las administraciones que los produjeron. En esta etapa, los archivos pueden estar geográficamente distantes de las oficinas de las que proceden, siempre que se puedan poner rápidamente a su disposición si es necesario.
El artículo R 212-11 del Código del Patrimonio establece las normas para la conservación y el tratamiento de los archivos intermedios de las administraciones y, por tanto, las condiciones para el prearchivo de los archivos públicos: “Documentos que: a) - se consideran archivos intermedios: dejaron de ser considerados archivos actuales; b) - todavía no pueden, debido a su interés administrativo, ser objeto de selección y eliminación de conformidad con el artículo 16 siguiente. La conservación de los archivos intermedios se puede asegurar en repositorios especiales, conocidos como repositorios de prearchivo, puestos bajo el control del responsable del control científico y técnico del Estado sobre los archivos ” .
La circular de 2 de noviembre de 2001relativa a la gestión de archivos en los servicios y establecimientos públicos del Estado establece que “en las administraciones centrales y los establecimientos públicos del Estado, la función de gestión de archivos intermedios debe ser realizada por un servicio o unidad específica, que debe figurar claramente en el organigrama y ubicarse a un nivel que le permita llevar a cabo su misión con eficacia. Esta tarea debe encomendarse a agentes formados en técnicas de gestión documental (categorías A y B), y que dispongan de los medios adecuados a sus responsabilidades ” .
A partir de los conceptos difundidos por Yves Pérotin, funcionó la nueva ciudad interministerial de archivos en los años 1960-1970. En el momento de su creación, el sitio de Fontainebleau se diseñó para representar, a largo plazo, una capacidad de almacenamiento de 800 kilómetros lineales: pretende así aliviar las administraciones de documentos ingresados en la segunda edad intermedia que abarrotan las oficinas. La proximidad de Fontainebleau a la sede de la administración central es una garantía de eficiencia en caso de necesidades urgentes de comunicación. Al final de la vida útil administrativa de los documentos, las operaciones de clasificación entre documentos "desechables" y documentos "históricos" se llevan a cabo en y por el sitio de Fontainebleau. Este principio de funcionamiento se abandonó definitivamente en 1986: el sitio de Fontainebleau perdió entonces su vocación de centro de prearchivo y se convirtió en el Centro de Archivos Contemporáneos , especializado en la conservación de los archivos definitivos de la Quinta República .
Dentro de los ministerios (excluidos los ministerios de Defensa y Asuntos Exteriores), el prearchivo está a cargo de los servicios de las Missions des Archives de France. Al final de la utilidad administrativa de los documentos, las Misiones clasifican los documentos "desechables" y los documentos históricos. Estos son luego objeto de una clasificación final por parte de los funcionarios de las Misiones, con una descripción detallada y redacción de un instrumento de investigación, antes de ser transferidos al Archivo Nacional , que aseguran su conservación final y comunicación al público.