En Francia, la expresión gastos de viaje se refiere a los gastos incurridos durante viajes de negocios o realizados en nombre de una empresa.
Un “desplazamiento” designa el hecho de estar ausente tanto del hogar como del lugar de trabajo habitual. Un viaje se considera "profesional o realizado por cuenta de una empresa" sólo cuando el propósito del viaje no afecta o afecta solo levemente la vida privada.
Los costos de viaje incluyen el costo de transporte y alojamiento, así como los gastos adicionales incurridos por las comidas.
Para los autónomos (comerciantes y autónomos), estos costes constituyen gastos profesionales; para otros tipos de ingresos, estos son gastos comerciales.
Este artículo se aplica a los empleados con contrato de trabajo francés. A efectos del reconocimiento fiscal de los gastos de viaje, conviene distinguir los siguientes elementos:
Con la excepción de los gastos adicionales incurridos por las comidas, los costos deben en principio justificarse o documentarse, generalmente mediante una declaración de gastos de viaje.
La elección del medio de transporte recae en la persona que realiza el viaje. Si utilizan un coche de alquiler o toman el transporte público (avión, tren, tren de cercanías, ferry o taxi), los costes son deducibles hasta el importe justificado.
Si el viajero utiliza un vehículo de la empresa para su viaje de negocios, los gastos correspondientes son en todo caso parte integrante del total de gastos de funcionamiento del empleador o empresario.
Si, por el contrario, utiliza su vehículo personal, tiene a su disposición varias posibilidades:
La factura detallada presupone que los costes totales del vehículo, el rendimiento anual y los kilómetros recorridos durante los viajes de negocios son conocidos y pueden justificarse mediante un diario de viaje. La prueba de los gastos reales también puede resultar del hecho de que todos los gastos (impuestos, responsabilidad civil, seguro a todo riesgo, depreciación, costos operativos, reparaciones y mantenimiento) se conservan de manera simple y se acompañan de recibos.
El cálculo de la suma global implica el cumplimiento del número de kilómetros previstos durante un viaje de negocios o con un vehículo privado durante un viaje de negocios (por ejemplo, en un diario de viaje o en el estado de gastos de viaje).
El paquete de kilometraje específico del vehículo se puede determinar sobre la base de una factura detallada anterior utilizada para calcular los cargos por kilometraje durante un período de 12 meses, incluidos los años posteriores, hasta que se produzcan cambios importantes en las condiciones.
La franquicia por kilometraje a tanto alzado asciende a 0,30 € por kilómetro recorrido para los coches y 0,13 € para las motocicletas y scooters. Para cualquier persona que acompañe a un viaje de negocios, el importe fijo aumenta en 0,02 € y en 0,01 € para una moto o scooter.
Estas sumas globales tienen en cuenta todos los costes generalmente vinculados al funcionamiento del vehículo, en particular los impuestos sobre los vehículos, las primas de seguros, los costes de reparación actuales, los costes de garaje y los intereses relacionados con un crédito para la compra de un coche. Sin embargo, estas cantidades globales no tienen en cuenta los costes que, por su naturaleza, son excepcionales e imprevisibles. Los daños causados en el contexto de un accidente (durante un viaje profesional o realizado en nombre de una empresa), así como los costes derivados del robo de un coche, son especialmente deducibles.
Además del viaje de ida y vuelta, los costos de viaje también incluyen los viajes al lugar de destino, así como los gastos relacionados con los viajes de regreso en viajes de negocios largos.
Dado que la suma global es más baja que los costos reales cada vez mayores de los vehículos de motor, solo se recomienda proporcionar prueba de los costos reales cuando un vehículo privado no solo se usa ocasionalmente para viajes de negocios.
Los impuestos sobre el estacionamiento y la circulación también son deducibles como gastos de viaje incidentales.
Los viajes habituales desde el hogar al trabajo no se cuentan como gastos de viaje: se cuentan como viajes entre el hogar y el trabajo. Si un empleado viaja una mañana desde su casa a su lugar de trabajo y luego un viaje de negocios (por ejemplo, para visitar a un cliente o un proveedor por orden de su empleador), luego regresa a casa directamente después de este viaje, el viaje completo dividido: para el viaje matutino entre su casa y su lugar de trabajo, la suma global legal correspondiente a la distancia recorrida se reduce a la mitad y la ruta recorrida como parte del viaje de negocios, así como el viaje de regreso a su hogar se contabiliza como gastos de viaje .
Cada año, la dirección general de finanzas públicas publica las escalas oficiales de gastos de kilometraje o gastos de viaje, lo que permite calcular el importe a reembolsar al empleado.
La escala de automóviles de 2013.| Potencia | Hasta 5000 km | De 5.001 a 20.000 km | Más de 20.000 km |
|---|---|---|---|
| 3 hp y menos | dx 0,405 | (dx 0,242) + 818 | dx 0,283 |
| 4 CV | dx 0,487 | (dx 0,274) + 1063 | dx 0,327 |
| 5 CV | dx 0,536 | (dx 0,3) + 1180 | dx 0,359 |
| 6 CV | dx 0.561 | (dx 0,316) + 1223 | dx 0,377 |
| 7 hp y más | dx 0.587 | (dx 0,332) + 1278 | dx 0.396 |
Leyenda: d = distancia en kilómetros.
La escala de motocicletas 2013| Ciclomotor | Hasta 2000 km | De 2.001 a 5.000 km | Más de 5.001 km |
|---|---|---|---|
| Menos de 50 cm 3 | dx 0,266 | (dx 0,063) + 406 | dx 0,144 |
| Motocicletas | Hasta 3000 km | De 3.001 a 6.000 km | Más allá de 6.000 km |
| De 1 a 2 CV | dx 0,333 | (dx 0,083) + 750 | dx 0,208 |
| De 3 a 5 CV | dx 0.395 | (dx 0,069) + 978 | dx 0,232 |
| Más de 5 CV | dx 0,511 | (dx 0,067) + 1332 | dx 0,289 |
Los costos de alojamiento incluyen los costos realmente incurridos (hotel, hospedaje, alquiler de habitación, estudio o segunda residencia) tanto en el territorio nacional como en el extranjero. Los costos adicionales de alojamiento (garaje, minibar, televisión, teléfono) no se consideran costos de alojamiento. El monto gastado en desayuno también se cuenta cuando la factura muestra solo una suma que incluye alojamiento y desayuno. Si el importe correspondiente al desayuno no se especifica en la nota, el importe total se reduce en 4,50 € por cualquier noche de estancia en el país y en un 20% de la suma global vigente para el estado en cuestión en caso de alojamiento en el extranjero con respecto a los gastos adicionales incurridos por las comidas.
En el caso de alojamiento en el territorio nacional, solo los costos efectivamente justificados pueden contabilizarse como costos operativos o costos profesionales. La cantidad a tanto alzado que a menudo se aplica con este fin (20 €) se refiere únicamente a la posibilidad de reembolso después de impuestos de los gastos por parte del empleador que se describe a continuación.
Por lo que respecta al alojamiento en el extranjero, por otra parte, las sumas globales específicas de los diferentes países pueden aplicarse sin una factura detallada a los gastos de alojamiento como gastos operativos o profesionales (véanse enlaces de Internet).
Con el fin de reembolsar los gastos adicionales incurridos en concepto de alimentación, ciertos montos son, bajo ciertas condiciones, deducibles de impuestos como gastos comerciales para viajes dentro del país o al exterior. Puede encontrar más información en la sección Gastos adicionales por comidas.
Durante un viaje de negocios, los diversos costos auxiliares incluyen los siguientes elementos: garaje del hotel, llamadas telefónicas comerciales o transmisiones de fax, costos de estacionamiento, peajes, costos de modificación y cancelación de reservas de vuelos y travesías. Una condición imprescindible para la deducibilidad de estos costes: presentar los justificantes. Los cargos por consigna de equipaje, parquímetros, propinas y similares pueden presentarse como documentos justificativos.
Los gastos de viaje en que incurra un empleado (que por lo tanto constituyen gastos profesionales) pueden ser reembolsados por el empleador netos de impuestos (§ 3 nº 13 o nº 16 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Los gastos de viaje reembolsados por el empleador netos de impuestos ya no son deducibles como gastos profesionales en el contexto del establecimiento del impuesto sobre la renta (§ 3c, párrafo 1 de la Ley de Impuestos sobre la Renta).
El reembolso de los gastos de viaje no puede superar los gastos realmente incurridos (avión, tren y transporte público, ferry o taxi). Si el empleado realiza el viaje con su propio vehículo, el empleador puede reembolsarle sus gastos de viaje netos de impuestos hasta el paquete kilométrico (por ejemplo, 0,30 € / km para un coche).
Los gastos son reembolsables previa presentación de los documentos justificativos. Los costes de alojamiento dentro del país también pueden ser calculados a tanto alzado por el empleador sobre la base de 20 € por noche cuando se establezca que el empleado ha pasado la noche al aire libre durante un viaje. un trabajo itinerante. Las noches pasadas en casa (p. Ej., Segunda residencia), en un vehículo (p. Ej., Conductor de camión que pasa la noche en su camión) o en el caso de alojamiento proporcionado por el empleador (p. Ej., Trabajador de la construcción que pasa la noche en un edificio prefabricado de un empleador) no de cualquier manera justifique cualquier pago global neto de impuestos. En el caso de pernoctaciones en el extranjero, el importe fijo se sustituye por los gastos de alojamiento en el extranjero.
Con respecto al reembolso de los gastos adicionales incurridos por comidas profesionales, el pago de impuestos netos de las sumas globales puede depender de la duración de los viajes. Ver sobre este tema: Gastos adicionales por comidas.
Por último, el empleador también puede reembolsar los gastos de viaje complementarios (por ejemplo: garaje del hotel, llamadas telefónicas, gastos de aparcamiento, peajes) netos de impuestos.