La desmaterialización de facturas consiste en mover documentos de medios físicos (generalmente papel ) a medios digitales / electrónicos. En los últimos años, debido a los avances técnicos y los cambios legislativos, las facturas se han desmaterializado conservando su valor fiscal.
El medio para la desmaterialización de una factura es la factura electrónica o factura desmaterializada .
El proceso de desmaterialización se puede dividir en dos etapas principales, dado que una factura debe emitirse y recibirse. El sistema de facturación tradicional, por otro lado, tiene muchos más pasos intermedios que cuestan dinero, consumen mucho tiempo, implican un riesgo (de fraude o error de entrada de datos) y no son particularmente gratificantes para los empleados a cargo de su ejecución. .
Parte "Enviando":
Parte "Recepción":
El costo de este sistema se puede calcular con: el precio del papel, el costo de envío, empleados en transmisión y recepción, archivo. Según una encuesta de BVA ese precio se estima en 26 € (17 € a cargo del comprador, 9 € para el vendedor). El equilibrio ecológico se relaciona con la fabricación de papel (una de las industrias más contaminantes), el transporte de la factura (emisión de CO 2 ), el almacenamiento físico (requiere más o menos espacio según el número de facturas). El saldo de tiempo se calcula en el momento de envolver y franquear, enviar, recibir, abrir, incautar; esta valoración puede evaluarse a los diez o quince días.
Es posible recibir o emitir facturas desmaterializadas sin que su socio comercial haya adoptado la desmaterialización; esto limita la eficiencia del proceso, pero sigue siendo beneficioso en términos de tiempo, costo y productividad.
En difusión: autoediciónEn lugar de imprimir sus propias facturas, la empresa las desmaterializa para almacenarlas electrónicamente y las confía a un tercero que las imprimirá y las enviará al destinatario. Por lo tanto, el emisor ahorra en el costo de almacenamiento y en los costos asociados con el uso de papel. De hecho, el tercero responsable del formato de papel canaliza la impresión y la envía a muchas empresas, por lo que realiza economías de escala.
En recepción: Scan-LADCuando la empresa quiere recibir sus facturas en formato electrónico pero sus proveedores las envían en formato papel, un intermediario se encarga de digitalizarlas y extraer los datos necesarios para la integración automática en las cuentas. La presentación de la factura se realiza siempre con la versión en papel. La empresa también puede optar por instalar una solución LAD ( lectura automática de documentos ) internamente y gestionar esta operación por sí misma.
Solución de ejemplo: AD'DOC IIM, IRISXtract, SPrinter, Readsoft, Itesoft, Kofax, BSV, Captiva, DIMO Gestion, Docupost, CapSIEL, FORMLAD-G de ADDPI, Doxis Invoice Master del grupo SER.
Parte "Enviando":
Parte "Recepción":
Adoptar la desmaterialización fiscal ahorra una media del 70% de sus costes de facturación , para ahorrar de 10 a 15 días en la tramitación de estas facturas, y esto haciendo un gesto por la preservación del medio ambiente . El objetivo es la eliminación total del papel y, por tanto, de los costes y efectos nocivos que conlleva su uso .
En el derecho comunitario, las facturas electrónicas se rigen por reglamentos en forma de directiva europea. Esta directiva europea se transpone a la legislación nacional de cada uno de los estados miembros de la Unión Europea .
Se dice que una factura se desmaterializa cuando cumple determinados criterios técnicos y de seguridad (garantías de autenticidad , no repudio e integridad ). Entonces se considera estrictamente como una factura original desde un punto de vista contable y fiscal .
En Francia, la legislación fiscal prevé dos formatos de intercambio electrónico de datos (EDI) para desmaterializar una factura.
Artículo 289 bis del Código General Tributario: "Las facturas transmitidas electrónicamente que se presenten en forma de mensaje estructurado según un estándar acordado entre las partes, que permitan la lectura computarizada y puedan ser procesadas de forma automática e inequívoca, constituyen documentos en lugar de originales. facturas ”.
Artículo 289 V del Código General Tributario: "Las facturas podrán, previa aceptación por parte del destinatario, ser transmitidas electrónicamente siempre que se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido mediante firma electrónica. Las facturas así transmitidas sustituyen a la factura original para la aplicación del artículo 286 y de este artículo ”.
Historia de la legislaciónSi la desmaterialización de facturas está experimentando un boom en estos momentos es porque la legislación y las TIC han permitido crear un entorno propicio para el despliegue de nuevas soluciones eficaces.
Aún así, debe tenerse en cuenta que en la mayoría de los países, la legislación no es la misma. Por tanto, para que la plataforma de desmaterialización sea utilizable a nivel internacional, es necesario recurrir a empresas especializadas en fiscalidad internacional .
En Francia, una factura electrónica debe presentar la siguiente información:
Las organizaciones de todos los tamaños encuentran beneficioso desmaterializar sus facturas, aunque las grandes empresas del sector privado todavía tienen una tasa de adopción más alta en el campo. El proceso acelera el pago y procesamiento de facturas. Así, ya sea en transmisión o en recepción, la desmaterialización de facturas beneficia a los servicios de contabilidad (y facturación para las estructuras más grandes), porque permite automatizar el proceso, y verificar los datos ingresados de manera computarizada, lo que limita los errores. y también previene el fraude.
Paulatinamente se van desarrollando proyectos para desmaterializar la cadena de documentos que van desde la gestión de solicitudes de compra a facturas hasta la emisión de avisos de pago. Según el estudio "De las solicitudes de compra a los avisos de pago: Oportunidades de desmaterialización más allá de las facturas de proveedores" realizado en 2011, la principal fuente de este tipo de proyectos es la voluntad de:
Por ejemplo, GEFCO pudo reducir sus costos de facturación a la mitad; Si bien la desmaterialización total de las facturas da frutos sobre todo en las grandes empresas que tienen miles (incluso millones) de facturas, también existen soluciones alternativas desarrolladas por especialistas en desmaterialización fiscal.
Cuando hay cheques en empresas, el trámite puede tardar muchas horas ya que se debe comprobar la copia impresa del comprador y la copia del proveedor para asegurarse de que no se ha cometido ningún fraude. No solo es un trabajo tedioso, también consume mucho tiempo para la empresa y el gobierno. Cuando las empresas han adoptado la desmaterialización de facturas, este control no demora más de 20 minutos en promedio, pues el inspector fiscal solo tiene que conectarse al portal de desmaterialización de la empresa para verificar electrónicamente que los datos ingresados en las facturas son idénticos y conformes.
Recepción de facturasDesde 1 er enero de 2012, la Ley de Modernización Económica establece que los servicios públicos deben ser capaces de recibir facturas electrónicas. Se ha puesto en línea un portal para proveedores: Chorus-Facturas . Le permite ingresar una factura y seguir su procesamiento, es decir , desde hacerse cargo de la factura hasta su pago. Las facturas se envían automáticamente al sistema de información Chorus (software) . En primer lugar, esto representa una mejor gestión de los flujos de facturación para el Estado, pero también un considerable ahorro de papel.
Después de que los servicios estatales, el requisito de la recepción de las facturas se ha extendido a las autoridades locales y las instituciones públicas en 1 st de enero de 2017.
Emisión de facturasLa ordenanza del 26 de junio de 2014 extendió luego a todo el ámbito público (Estado, administraciones locales y organismos públicos) el paso paulatino al uso de la facturación electrónica (con un objetivo de 95 millones de facturas anuales).
Para completar el sistema regulatorio relativo al desarrollo de la facturación electrónica, se publicó el decreto de 2 de noviembre de 2016 y la orden de 9 de diciembre de 2016.
Así, la obligación de los proveedores del ámbito público de tener que emitir facturas de forma electrónica se lleva a cabo según el siguiente cronograma:
Implementado por AIFE , Chorus Pro es la solución técnica compartida gratuita que reemplazó a Chorus-Invoices , y de la cual se inspiró para permitir a los proveedores enviar, recibir, transmitir y monitorear facturas electrónicas. Los proveedores que ya estaban registrados en la plataforma Chorus-Invoices tenían su cuenta y sus datos de acceso incluidos en la nueva solución (ejemplo: la conexión EDI de un proveedor se transfirió automáticamente a la nueva solución).
Esta solución ha sido objeto de una amplia consulta realizada por el Ministerio de Hacienda y Cuentas Públicas con representantes de empresas, autoridades locales, instituciones públicas nacionales y tutela de sus departamentos .
Las especificaciones externas de la solución Chorus Pro, ahora publicadas, permiten a todos los proveedores y entidades públicas definir su hoja de ruta y sus métodos de implementación para prepararse para los plazos del cambio gradual al uso de la facturación electrónica.
Tras una convocatoria en 2015, a finales de octubre de ese mismo año se dio a conocer la lista de 18 entidades públicas piloto. Los conductores implementar la solución Coro Pro seis meses antes de la fecha límite del 1 er de enero de 2017.
A finales de julio de 2016, la solución Chorus Pro se puso en producción "temprana" para verificar que funcionaba correctamente de principio a fin.
A principios de agosto del mismo año y sin esperar el despliegue de los pilotos previsto para septiembre, se realizaron correctamente los primeros intercambios de facturas electrónicas vía Chorus Pro entre varios pilotos proveedores.
El 20 de septiembre de 2016, Chorus Pro se abrió a las entidades públicas piloto, así como a todos los servicios del Estado y sus proveedores.
Archivo de facturasLos proveedores de papel de factura producidos se pueden archivar desmaterializados siempre que conserve el papel de copia original. Las facturas en papel con IVA recuperado por la empresa deben poder presentarse en original a solicitud del responsable del tratamiento.
Para cumplir con la obligación legal de conservar los documentos durante diez años durante el período de transición, es completamente legal y se recomienda archivar los documentos contables desmaterializados o en papel de manera unificada.
Este nuevo sector de actividad, la desmaterialización de facturas, permite la creación de nuevas empresas. De hecho, por el momento todavía es demasiado caro para una empresa crear su propia solución de desmaterialización de facturas (o sigue siendo relativamente resumida). Una amplia variedad de actores que ofrecen servicios o soluciones de software se están posicionando para satisfacer las crecientes necesidades de este nuevo sector. Debido a la multiplicidad de contactos y la existencia previa de proyectos de desmaterialización realizados en silos, vemos el uso de multitud de soluciones de automatización para toda o parte de la cadena “compra-factura-pago”.
Derecho a rechazar la desmaterialización
El cliente puede rechazar la factura desmaterializada y solicitar una versión en papel. En el caso de una emisión regular (en particular con un establecimiento bancario, una mutua, etc.), el modo de transmisión se puede cambiar en cualquier momento a solicitud del consumidor.
En el caso de un intercambio comercial entre una empresa y un particular, la factura por Internet puede ser una fuente de inconvenientes. UFC-Que Choisir considera que la desmaterialización de facturas no supone ningún beneficio económico para el cliente. Peor aún, la factura desmaterializada corre el riesgo de hacerla menos vigilante sobre sus gastos.
Además, algunos consumidores se quejan de que, sin saberlo, terminan con facturas electrónicas y no pueden volver a las facturas en papel. Oficialmente, y para el Departamento de Consumo y Fraude, “la emisión de la factura en papel es gratuita” para el consumidor. La factura en Internet es más difícil de consultar porque se requiere una contraseña, mientras que la información está disponible de inmediato en una factura en papel. Así, para la asociación francesa de usuarios de telecomunicaciones (Afutt), la facturación es la principal causa de litigio.
El costo de impresión de la factura se transfiere al cliente. Más allá del período de almacenamiento de la factura por parte del proveedor, el costo de almacenamiento es responsabilidad del consumidor. Además, algunas empresas como Free obligan a sus clientes a "comprometerse a (...) consultar su factura todos los meses" en Internet.
También existen soluciones híbridas en la Unión Europea que permiten a los clientes recibir sus facturas en papel mientras pagan electrónicamente, por ejemplo, con el código QR del EPC .
Al utilizar soluciones sin papel, las empresas tienen una forma de pagar sus facturas más rápido y limitan el riesgo de que se cometa un fraude. Como resultado, el mercado está mejorando porque a los proveedores se les puede pagar más fácilmente y todas las empresas que practican la desmaterialización ahorran dinero.
Podemos citar entre otros beneficios:
Eliminar las facturas en papel y reemplazarlas por facturas electrónicas es parte del objetivo del “ papel cero ” y, por lo tanto, constituye un gesto de preservación del medio ambiente. Limitar el uso de papel permite reducir la tala de árboles y el sistema de envío electrónico disminuye las emisiones de CO 2 provocadas por el transporte más convencional. Sin embargo, consumir electricidad para crear, enviar y archivar estas facturas electrónicas es perjudicial para el medio ambiente. Por tanto, es difícil hacer una evaluación clara del impacto medioambiental de la desmaterialización de las facturas.