El archivo es una colección de papeles conservados para acreditar los derechos o presenciar determinadas actividades. Por metonimia , también designan el lugar donde se guardan estos documentos (edificio o depósito, o la institución responsable de su conservación o manejo).
Además de ser un medio de prueba y garantía de derechos, los archivos pueden ser fuentes para el historiador o para cualquier persona que quiera conocer el pasado. Con el fin de promover la investigación histórica y la transparencia de las actividades, los Estados han organizado progresivamente los servicios de archivo abiertos al público y han obligado a sus administraciones a transferir a estos servicios los documentos que produzcan una vez vencido su plazo de utilidad administrativa .
Los archivos son gestionados y organizados por archiveros .
El archivo es la ciencia que rige los principios y técnicas relacionados con la gestión de archivos. Es una de las disciplinas que participan en las ciencias de la información .
La palabra "archivo" viene del bajo latín archivum , que significa "archivo local, colección de actos" que a su vez proviene del latín clásico archīum "lugar donde se guardan los registros" ( II ª siglo) y el griego antiguo archeion ἀρχεῖον significa "administrativa edificio, magistratura "en relación con los arcontes (autoridad, gobierno). Por tanto, los archivos no son, etimológicamente, “cosas muy antiguas” como se explica en el Trésor de la langue française .
Al igual que en América, la forma "archivo" en francés antiguo es un masculino singular (primer certificado en 1282 en el Reino de Nápoles dirigido por Anjou), formas que se encuentran al final del XIV ° siglo y el XV ° siglo en el las otras lenguas romances [ archivo , en italiano (att. 1357), arxiu en catalán (att. 1399), archieu en provenzal antiguo (att. 1411), archivo en castellano (att. 1450), archivio en italiano (final form att. 1483)] y en alemán ( das Archiv es un singular neutro).
Los primeros certificados en francés como "archivos" en la fecha plural femenino de la XV ª siglo como "la colección de monedas," entonces como "el lugar donde se guardan los archivos."
En el lenguaje corriente, "archivos" significa papeles viejos o papeleo más o menos inútil, o tesoros olvidados.
En el lenguaje de la web , "archivos" se refiere a páginas antiguas que están necesariamente más actualizadas.
En la ciencia archivística actual de habla francesa, el término "archivos" tiene tres significados:
En inglés, varias culturas distinguen las palabras " records ", que designa cualquier tipo de documento, " archivo " o " material de archivo ", que se refiere únicamente a los documentos conservados con fines históricos por servicios especializados. Sin embargo, en el contexto de la " gestión de documentos " , la palabra " documentos " tiene una connotación jurídica que se aplica únicamente a los documentos que han sido validados o registrados y, por tanto, han adquirido valor probatorio. Sin embargo, esta connotación es imposible de transmitir en francés de forma sencilla. Esto explica por qué no hay consenso en el mundo francófono sobre la traducción de la expresión " gestión de documentos " y que las versiones francesas de las diversas normas internacionales que la utilizan traducen " Registros " por registros, documentos, documentos de archivo, documentos vinculantes. , documentos de actividad o información documentada.
La palabra "archivos" rara vez se utiliza en singular, al menos por los profesionales de los archivos. Para un documento de archivo, hablamos de un artículo , parte o documento original .
Usado en singular "archivo" se refiere cada vez más al sistema en el que se gestionan los archivos.
De buenos registros, es decir archivos accesibles y consultas desordenadas conservadas, deben estar equipados con instrumentos de investigación que describan el contenido (directorio o inventario ).
Los archivos están atestiguados ya que existen documentos escritos.
La ley de archivos varía de un país a otro y de un período a otro. Consiste :
En términos legales, hay dos categorías de archivos: archivos públicos y archivos privados.
Los archivos públicos son archivos elaborados por las autoridades públicas y por los organismos encargados de una misión de servicio público (establecimientos públicos, organismos consulares, organismos de derecho privado encargados de una misión de servicio público, funcionarios ministeriales). El régimen de comunicación de los archivos públicos, es decir el plazo desde el que pueden ser consultados, está fijado por ley.
Los archivos públicos pueden ser internacionales, nacionales , regionales (departamentales, provinciales, cantonales, etc.) o locales ( comunales , municipales, burgueses, parroquiales, etc.).
En FranciaEn Francia, los conservan los Archivos Nacionales , los Archivos Diplomáticos , el Servicio Histórico de Defensa y el Centro de Archivos Económicos y Financieros del Estado, y los Archivos Regionales , Departamentales y Municipales de las autoridades locales. Se dice que los archivos públicos en Francia son " imprescriptibles ", es decir, que la persona pública que los posee no puede ser despojada de ellos aunque sea negligente.
En SuizaEn Suiza , los archivos nacionales son principalmente responsabilidad de los Archivos Federales , fundados en 1798. Dependen de la ley federal de archivos.
Sin embargo, la mayoría de los archivos públicos suizos son responsabilidad de los distintos archivos cantonales y están gestionados por las distintas leyes cantonales vigentes, en particular para los archivos municipales .
Debido al número de organizaciones del sistema de las Naciones Unidas con sede en Ginebra , Suiza también alberga varios archivos internacionales.
En CanadáCanadá es uno de los primeros países en fusionar sus instituciones de archivo, biblioteca patrimonial y biblioteca pública. Así, a nivel nacional, la Biblioteca y Archivos de Canadá (LAC), o la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a nivel regional.
En los Estados UnidosEn los Estados Unidos , los registros públicos o registros públicos son solo registros que emanan de departamentos estatales, del condado y federales o federales.
En el Reino UnidoEn el Reino Unido , los archivos públicos o registros públicos son también los archivos que emanan de los servicios del Estado, cada entidad administrativa mantiene sus propios documentos de archivo público, así como las dependencias de la corona británica . Los Archivos del Gobierno son parte de la Oficina de Registro Público ( Archivos Nacionales ).
Los archivos privados pueden provenir de particulares, familias, asociaciones o empresas.
En el derecho francés, los archivos privados son todos los archivos que no tienen el carácter legal de archivos públicos; Se pueden adjuntar documentos de familia y documentos personales, de empresa, asociación, archivos políticos, archivos de abogados o incluso archivos religiosos. Pueden ser entregados, legados o depositados en archivos públicos o privados y su comunicación puede entonces obedecer reglas específicas establecidas por su propietario. La consecuencia natural de este principio es que los archivos privados no son imprescriptibles, que pueden ser objeto de una transacción. En Francia, determinados archivos privados pueden clasificarse como "archivos históricos". Siguen siendo propiedad de su titular original, pero se debe informar a la administración pública de los archivos de todo aquello que pueda afectar a su integridad (enajenación, restauración, etc.).
La distinción entre archivos privados y archivos públicos es a veces difícil de establecer. Los papeles de un político , por ejemplo, pueden incluir documentos relacionados con sus funciones oficiales, que son por tanto archivos públicos, y documentos derivados de sus actividades como parlamentario y funcionario del partido, que son archivos privados.
Archivos de la empresaLas empresas, como todas las demás organizaciones del sector privado, tienen varias razones u obligaciones para mantener registros:
Por tanto, una parte importante de las fuentes de la historia de la economía se puede encontrar en estos servicios, el más conocido de los cuales en Francia es el Archivo Nacional del Mundo del Trabajo . En Bélgica , varias asociaciones colaboran con los archivos públicos para salvaguardar los archivos de la empresa, incluida la Asociación para la mejora de los archivos de la empresa, que ofrece una serie de importantes inventarios en línea. En Suiza , la Asociación de Archiveros Suizos (AAS) y los Archivos Económicos Suizos en Basilea (SWA) han formado un grupo de trabajo conjunto para poner los recursos existentes en archivos comerciales en línea (proyecto arCHeco ).
Los archivos son generalmente puramente utilitarios y sólo se conservan mientras sean archivos corrientes o intermedios, antes de su destrucción después de la expiración de su utilidad administrativa o legal. Su gestión está encomendada a servicios de logística interna, posiblemente reforzada por subcontratistas externos, donde se confunde con actividades de documentación . En el mejor de los casos, esta gestión se racionaliza mediante procedimientos de gestión documental que rigen la producción de documentos desde el principio, evitan la duplicación y destrucción imprudente y aseguran la trazabilidad de los documentos a lo largo de su vida útil.
Archivos de fundaciones o asociaciones Archivos eclesiásticosEl desarrollo de la gestión informatizada de datos y los intercambios dentro de las empresas está alterando las distinciones tradicionales y las prácticas de archivo que resultaron de ellas. Como documentos producidos internamente, los archivos se distinguen fácilmente de los recursos externos que constituyen la documentación . Sin embargo, los elementos de la documentación se pueden adjuntar juiciosamente a los archivos mismos para un mejor uso posterior. La tecnología de la información puede confundir esta distinción, incluso si los sistemas de información permiten optimizarla.
Con los soportes materiales, el espacio era la principal motivación para el archivo: no podíamos "empujar las paredes". Este factor no es tan decisivo en los medios digitales: una baja inversión permite posponer constantemente la clasificación de los documentos obsoletos, siendo su consulta siempre posible en general sin una pérdida real de eficacia. Si sumamos los riesgos de destrucción y también de obsolescencia de los soportes, han surgido serias interrogantes sobre la preservación de la memoria de las actividades contemporáneas y futuras.
Están especialmente vinculados al deber de recordar , al derecho de recordar y, por tanto, a la calidad de interpretación de archivos más o menos fiables y completos ya la forma en que los medios de comunicación pueden utilizarlos. Los archivos más sensibles, o que involucran a ciertos funcionarios, o que podrían arrojar luz sobre el comportamiento de sus adversarios han sido destruidos (en Polonia, ciertos autores de destrucción de archivos ahora explican lo que han destruido).
Durante las grandes transiciones democráticas (fin de las dictaduras ), el acceso a los archivos y su apertura son fuentes de importantes problemas políticos y de poder. Organizaciones como Swisspeace - Fundación Suiza para la Paz, hacen frente al pasado una de sus misiones apoyando regímenes durante las transiciones democráticas con el fin de promover la paz.
Según Sonia Combe (que ha estudiado los archivos disponibles y abiertos de la Stasi , el FBI , la Gestapo o la inteligencia francesa), mientras en Polonia tras la caída del régimen del general Jaruzelski , la apertura de los archivos se retrasó, rumores y rápidamente circularon listas parcialmente falsas de funcionarios, alimentando fantasías. En este país, se creó un importante servicio de archivos (con casi tantos archiveros como en Alemania), pero los archivos estaban abiertos solo parcialmente, y no para todos (en Polonia, para tener acceso a los archivos, había que ser declarado un "Víctima del comunismo" para tener acceso a su propio expediente).
En la RDA , bajo presión pública y con el acuerdo de Helmut Kohl , la apertura de los archivos de la Stasi, en particular, fue rápida después de la caída del régimen. Esto ha sido más lento en Argentina , la presidenta Cristina Kirchner que firmó a principios de enero de 2010 el Decreto n o 4-2010, que desclasifica todos los archivos de la dictadura militar (1976-1983) (excepto los relacionados con la Guerra de Malvinas y cualquier conflicto interestatal). , permitiendo su uso por magistrados.
Más recientemente, y en otro contexto, el presidente Barack Obama ha reabierto los archivos parcialmente cerrados por la administración Bush ante él, mientras que la Orden Ejecutiva 13.526 de la29 de diciembre de 2009 se opone a la clasificación indefinida de documentos.
Para obtener más libros sobre gestión de archivos (y sus antecedentes), consulte los manuales de archivo .