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La dématérialisation de documents des ressources humaines ( RH ) est la transformation en fichiers informatiques de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) concernant le département dans une organisation (verticale) ayant pour mission de mobiliser et développer le personnel pour en améliorer la rendimiento.
La desmaterialización de documentos de RR.HH. ayuda principalmente a reducir costes, liberar tiempo y hacer que los documentos sean más accesibles. No obstante, es un proyecto real que requiere, en particular, integrarse en la política general de la organización, obtener el apoyo de las partes interesadas, asegurar el acceso a documentos desmaterializados y elegir una herramienta de TI capaz de comunicarse con el Sistema de Información de Recursos Humanos existente . ( HRIS ). Este nuevo mercado en construcción reúne así a jugadores de diversos horizontes.
La desmaterialización de los documentos de RR.HH. no es una novedad en sí misma, ya que las empresas están obligadas legalmente desde hace varios años a declarar electrónicamente cierta cantidad de información a las organizaciones sociales: declaración automatizada de datos sociales unificados (DADS-U), declaración de cotizaciones unificadas a la seguridad social (DUCS) y declaración única de empleo ( DUE ). Con la ley del 12 de mayo de 2009 que autoriza bajo ciertas condiciones la entrega en formato electrónico de la nómina a los empleados, no obstante se abren nuevas posibilidades para la función de RRHH que produce e intercambia volúmenes sustanciales de información en formato papel y se pone la desmaterialización de activos. hacia adelante. Por lo tanto, los departamentos de recursos humanos están mostrando un interés creciente en las aplicaciones y portales de autoservicio que permiten la desmaterialización de los documentos de recursos humanos.
Los documentos de Relaciones Humanas preocupados hoy por la desmaterialización se pueden clasificar según tres tipos de contenido:
Para las organizaciones, las ganancias que pueden resultar de la desmaterialización de los documentos de recursos humanos son variadas.
Uno de los más tangibles es la reducción de los costes asociados a la impresión y distribución de documentos de RR.HH., con nóminas a la cabeza (más de 200 millones producidos anualmente en Francia). Por lo general, los encargados de formular políticas consideran que este documento es el más caro cuando se emite y distribuye en papel, muy por delante de los contratos de trabajo y las declaraciones a las agencias sociales.
Más allá de estos beneficios económicos visibles, la desmaterialización aplicada a los documentos de recursos humanos también genera ganancias reales en términos de ahorro de tiempo, productividad y mejora de procesos (tanto en recursos humanos como en la gestión de documentos). Así, la desmaterialización ofrece una respuesta a los retos de modernización y reorientación del personal de RRHH en misiones de mayor valor añadido, pero también permite un mejor cumplimiento del marco legal como, por ejemplo, el relativo a la movilidad y trayectorias profesionales. el servicio público.
Finalmente, los documentos de RR.HH. desmaterializados también son accesibles de forma más fácil y permanente por los empleados de RR.HH., pero también por los propios empleados, que pueden tener el equivalente a una caja fuerte personal en formato electrónico en el que se guardan y archivan, como nóminas y contratos laborales a veces con la posibilidad de agregar documentos digitales personales.
No obstante, hay que tener en cuenta que en determinados casos en los que el empleado decida volver al formato papel, el contenido de su caja fuerte personal quedaría cerrado: dejaría de tener acceso a estos documentos.
El éxito de los proyectos de desmaterialización de documentos de recursos humanos depende de muchos elementos, tanto antes del proyecto como en su uso. Se pueden destacar más particularmente cuatro etapas:
En el mercado evolucionan perfiles de jugadores muy distintos:
El mercado de la desmaterialización de documentos de RR.HH. reúne a actores con experiencia específica que sin duda implica el establecimiento de asociaciones estratégicas. En construcción, este mercado también está experimentando el desarrollo de proveedores de servicios que ofrecen soluciones entregadas en modo SaaS .